Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Lubaczowie

§ 1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego zwany dalej Regulaminem, określa:
1) zakres działania i zadania Urzędu Miejskiego w Lubaczowie zwanego dalej Urzędem,
2) organizację Urzędu,
3) zasady funkcjonowania Urzędu,
4) zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych referatów oraz samodzielnych stanowisk pracy w Urzędzie.

§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Mieście - należy przez to rozumieć Gminę Miejską Lubaczów.
2) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Lubaczowie,
3) Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku i Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego - należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Miasta, Zastępcę Burmistrza Miasta, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Lubaczowie,

§ 3
1. Urząd jest budżetową jednostką organizacyjną miasta, zaliczaną do sektora finansów publicznych.
2. Przy pomocy Urzędu Burmistrz wykonuje zadania Miasta Lubaczowa;
a) własne Gminy wynikające z:
     ustaw,
     Statutu Gminy Miejskiej Lubaczów,
     uchwał Rady Miejskiej w Lubaczowie,
     zarządzeń Burmistrza Miasta Lubaczowa.
b) zlecone ustawowo z zakresu administracji rządowej,
c) przejęte w drodze porozumień administracyjnych i umów.

§ 4
1. Siedziba Urzędu mieści się przy ul. Rynek 26 w Lubaczowie.
2. Urząd jest czynny w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.30 do 15.30.
3. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w soboty, niedziele i święta w godzinach od 11.00 do 14.00.
4. Dni dodatkowo wolne od pracy w danym roku ustala Burmistrz w oparciu o odrębne przepisy.

§ 5
Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, chyba że przepisy przepisy szczególne stanowią inaczej

§ 6
1. Urząd jest jednostką organizacyjna miasta powołana do wykonywania zadań publicznych o znaczeniu lokalnym.
2. Urząd stanowi aparat pomocniczy Rady, jej komisji i Burmistrza.
3. Siedzibą Urzędu jest miasto Lubaczów, ul. Rynek 26.
4. Urząd funkcjonuje jako jednostka budżetowa, działająca z mocy ustawy.
5. Urząd posiada numer identyfikacji REGON 000525820 oraz numer identyfikacji podatkowej NIP 793-13-22-488.

§ 7
1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Miasta, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Miasta,
2) wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,
3) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy, oraz innych aktów organów gminy,
4) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Miasta,
5) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów Miasta
6) zapewnienie organom Miasta możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,
7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
     a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
     b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
     c) przechowywanie akt,
     d) przekazywanie akt do archiwów,
9) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

§ 8
1.Kierownictwo Urzędu stanowią;
1) Burmistrz (BM),
2) Zastępca Burmistrza (ZB),
3) Sekretarz (S),
4) Skarbnik (SK).
2. Burmistrz Miasta może powierzyć prowadzenie spraw w swoim imieniu zastępcy lub sekretarzowi miasta.
3. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty, biura i samodzielne stanowiska pracy.

1) Referat Finansowo Budżetowy, w oznaczeniu akt używa symbolu FN,
2) Urząd Stanu Cywilnego, w oznaczeniu akt używa symbolu USC, w sprawach z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych, w oznaczeniu akt używa symbolu SO,
3) Referat Rolnictwa, Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, w oznaczeniu akt używa symbolu RG,
4) Referat Gospodarki Przestrzennej, Ochrony Środowiska i Rozwoju w oznaczeniu akt używa symbolu GPR,
5) Referat Funduszy Zewnętrznych, w oznaczeniu akt używa symbolu FZ,
6) Referat Oświaty, Kultury i Sportu, w oznaczeniu akt używa symbolu OKS,
7) Referat Organizacyjny i Promocji Miasta, w oznaczeniu akt używa symbolu OR,
8) Biuro Obsługi Mieszkańców, w oznaczeniu akt używa symbolu BOM,
9 )Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych, w oznaczeniu akt używa symbolu OIN,
10) Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością, w oznaczeniu akt używa symbolu ISO,
11) Radca Prawny, w oznaczeniu akt używa symbolu RP,
4. Straż Miejska jednostka nie wyodrębniona organizacyjnie, której organizację i zadania określa statut.
5. Na czele referatów stoją kierownicy.

§ 9
1. Referaty dzielą się na stanowiska pracy.
2. Podziału referatów na stanowiska pracy dokonuje Burmistrz w drodze zarządzenia.
3. Podział zadań w komórkach organizacyjnych na poszczególne stanowiska określają zakresy czynności zatwierdzane przez Burmistrza na wniosek kierownika referatu w uzgodnieniu z Sekretarzem.

§ 10
Status pracowników samorządowych określają odrębne przepisy.

§ 11
Strukturę organizacyjną Urzędu obrazuje graficzny schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.

§ 12
Urząd działa w oparciu o następujące zasady:
1) praworządności,
2) służebności wobec społeczności lokalnej,
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4) jednoosobowego kierownictwa,
5) kontroli wewnętrznej,
6) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne referaty, oraz wzajemnego współdziałania,

§ 13
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

§ 14
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.

§ 15
1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

§ 16
1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceń i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy swojego Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika Miasta, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację zadań, każdy w swoim zakresie.
3. Kierownicy poszczególnych referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.
4. Kierownicy poszczególnych referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nad mini nadzór.
5. Zasady podpisywania pism przez Burmistrza i osoby funkcyjne w Urzędzie określa załącznik nr 2 do Regulaminu.

§ 17
1. W Urzędzie kontrolę sprawują:
    1) Komisja Rewizyjna Rady,
    2) Burmistrz, Zastępca, Sekretarz i Skarbnik odpowiedzialni za powierzona im zadania oraz kierownicy referatów w stosunku do pracowników bezpośrednio im podległym,
    3) zespoły kontrolne powołane doraźnie przez Burmistrza.
2. Szczegółowe zasady i tryb kontroli określa Burmistrz w odrębnym zarządzeniu.

§ 18
1. Do wyłącznych kompetencji Burmistrza należy:
     a) kierowanie bieżącymi sprawami miasta i reprezentowanie go na zewnątrz,
    b) podejmowanie czynności należących do jego kompetencji w sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego,
    c) powoływanie i odwoływanie w drodze zarządzenia zastępcy Burmistrza Miasta Lubaczowa,
    d) występowanie z wnioskiem o powołanie i odwołanie sekretarza i skarbnika,
    e) wydawanie decyzji z zakresu administracji publicznej,
    f) udzielanie pełnomocnictwa w sprawach należących do jego kompetencji, a w szczególności Zastępcy, Sekretarza lub innych pracowników Urzędu do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
    g) udzielanie pełnomocnictw procesowych,
    h) składanie oświadczeń woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej działalności miasta,
    i) przygotowywanie projektu budżetu, sprawozdań z jego wykonania, realizacja budżetu miasta,
    j) wykonywanie uchwał Rady,
    k) przedkładanie na sesje Rady sprawozdań z wykonania uchwał,
    l) reprezentowanie organów gminy w postępowaniu sądowym i administracyjnym,
    m) składanie Radzie Miasta wniosków i propozycji w sprawie wykorzystania mienia komunalnego,
    n) koordynowanie działalności służb użyteczności publicznej i miejskich jednostek organizacyjnych,
    o) bezpośrednie kontakty z przedsiębiorcami,
    p) wydawanie zarządzeń wprowadzających w życie regulaminy dotyczące działalności Urzędu,
    q) uczestnictwo w pracach związków i porozumień międzygminnych,
    r) gospodarowanie funduszem płac i innymi funduszami Urzędu,
    s) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu, zawieranie umów z pracownikami samorządowymi oraz kierownikami jednostek organizacyjnych,
    t) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
    u) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od zastępcy, sekretarza, skarbnika, kierowników gminnej jednostki organizacyjnej oraz pracowników samorządowych upoważnionych przez Burmistrza do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
    v) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi podziału zadań, 
    w) pełnienie funkcji szefa Obrony Cywilnej
    x) wykonywanie innych zadań własnych i zleconych zastrzeżonych do kompetencji Burmistrza przepisami prawa i uchwałami Rady Miasta.

§ 19
1. Zastępca Burmistrza wykonuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza.
2.Zastępcy Burmistrza podlegają bezpośrednio niżej wymienione referaty;
    a) Rolnictwa Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami,
    b) Gospodarki Przestrzennej, Ochrony Środowiska i Rozwoju,
    c) Funduszy Strukturalnych.
3. Zastępca Burmistrza wykonuje również inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
4. Zastępca Burmistrza realizuje zakres zadań i kompetencji Burmistrza zgodnie z podziałem obowiązków dokonanych przez Burmistrza, a w szczególności:
    1) wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza,
    2) współpraca z instytucjami i urzędami w rozwiązywaniu problemów Gminy Miejskiej Lubaczów,
    3) współpraca z Radą Miejską i jej komisjami w zakresie swoich kompetencji,
    4) nadzór i koordynacja zadań gminnych jednostek organizacyjnych miasta,
   5) zastępowanie Burmistrza w innych sprawach czasie jego nieobecności lub czasowej niemożności pełnienia przez niego obowiązków służbowych.
    6) nadzór i koordynacja zadań związanych z inwestycjami i pozyskiwaniem środków z UE i z innych źródeł pozabudżetowych,

§ 20
Sekretarz Miasta Lubaczowa wykonuje funkcję kierownika administracyjnego Urzędu i w tym zakresie;
1) sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą Referatu Organizacyjnego i Promocji Miasta, Urzędu Stanu Cywilnego, Biura Obsługi Mieszkańców i Referatu Oświaty Kultury i Sportu.
2) pełni nadzór nad funkcjonowaniem Urzędu, organizacją pracy, oraz obsługą interesantów,
3) koordynuje działania podejmowane przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu,
4) opracowuje projekt regulaminu organizacyjnego oraz projekty jego zmian,
5) dokonuje analizy sytuacji kadrowej w Urzędzie i przedkłada Burmistrzowi propozycje usprawnienia pracy w Urzędzie,
6) nadzoruje sprawy związane z doskonaleniem kadr,
7) nadzoruje czas pracy pracowników samorządowych,
8) koordynuje i nadzoruje prace związane z przeprowadzeniem konkursów na stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
9) wydaje poświadczenia i zaświadczenia urzędowe,
10) prowadzi rejestr zarządzeń Burmistrza,
14) koordynuje i nadzoruje zakupy środków trwałych w Urzędzie,
15) przyjmuje oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy,
16) nadzoruje sprawy związane z rzetelnym i terminowym rozpatrywaniem skarg i wniosków mieszkańców oraz prowadzi ewidencję w tym zakresie,
17) koordynuje i organizuje sprawy związane z wyborami i spisami,
18) wykonuje funkcję pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych,
19) pełni funkcję kierownika Urzędu w razie nieobecności Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
20) wykonuje inne czynności powierzone przez Burmistrza na podstawie art. 33 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym.

§ 21
Skarbnik Miasta Lubaczowa wykonuje zadania z zakresu polityki finansowej miasta, księgowości budżetowej i gospodarki finansowej, przestrzegania dyscypliny finansów publicznych, planowania budżetowego oraz polityki długu.
Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1. koordynowanie i przygotowanie projektu budżetu Miasta i dokonywanie w nim zmian,
2. koordynowanie i przygotowanie projektu uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej i dokonywanie w nim zmian,
3. nadzór nad prawidłowością realizacji budżetu Miasta,
4. przygotowywanie projektów uchwał Rady Miasta i zarządzeń Burmistrza w sprawie zmian w budżecie,
5. wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków głównego księgowego budżetu Miasta i głównego księgowego Urzędu Miejskiego w Lubaczowie,
6. prowadzenie rachunkowości i gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami,
7. wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz innych aktów prawnych, w tym opracowywanie sprawozdań finansowych z wykonania budżetu,
8. przygotowywanie okresowych analiz, sprawozdań, ocen i bieżących informacji o sytuacji finansowej Miasta,
9. kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,
10. informowanie Rady Miasta o odmowie złożenia kontrasygnaty,
11. parafowanie projektów uchwał Rady Miasta i zarządzeń Burmistrza w sprawach dotyczących zobowiązań finansowych,
12. opiniowanie decyzji wywołujących skutki finansowe dla Miasta,
13. nadzór nad gospodarowaniem środkami budżetowymi, a w szczególności nad przestrzeganiem dyscypliny finansów publicznych,
14. wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi Miasta,
15. opracowywanie przepisów wewnętrznych dot. gospodarki finansowej,
16. przygotowywanie i organizowanie obiegu dokumentów finansowych w zakresie kompletności i rzetelności ich sporządzania dla operacji gospodarczych i finansowych,
17. kontrola i nadzór nad gospodarką finansową miejskich jednostek organizacyjnych,
18. wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w zakresie upoważnień udzielonych przez Burmistrza,
19. sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą Referatu Finansowego – Budżetowego,
20. współpraca z Radą Miejską i jednostkami organizacyjnymi Miasta,
21. współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową, Urzędem Skarbowym, Podkarpackim Urzędem Wojewódzkim i bankami,
22. wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.

§ 22

I. Zadania wspólne

1. Do wspólnych zadań referatów i kierowników należy w szczególności;
1) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji:
zadań określonych w strategii, programach rozwoju i budżecie miasta z odpowiednim zachowaniem tajemnicy państwowej i służbowej oraz ochrony danych osobowych,
obsługi interesantów,
2) opracowywanie propozycji zmian w strategii rozwoju Miasta,
3) tworzenie inicjatyw i opracowywanie propozycji do projektów planów i programów rozwojowych miasta w zakresie działania referatu,
4) przygotowywanie okresowych analiz, ocen, informacji i sprawozdań zleconych przez zwierzchnika służbowego,
5) wykonywanie uchwał Rady Miasta i zarządzeń Burmistrza,
6) przygotowywanie projektów aktów stanowionych przez organy Gminy,
7) prowadzenie spraw związanych z załatwianiem wniosków i interpelacji radnych, komisji,
8) prowadzenie spraw związanych z załatwieniem skarg i wniosków obywateli, przygotowywanie projektów odpowiedzi oraz przyjmowanie interesantów w tych sprawach,
9) prowadzenie postępowań administracyjnych, przygotowywanie projektów rozstrzygnięć i decyzji administracyjnych zgodnie z przepisami prawa,
10) współdziałanie między referatami oraz właściwymi organami administracji samorządowej i rządowej w zakresie prawidłowej realizacji zadań referatów,
11) prowadzenie kontroli wewnętrznej i zewnętrznej referatów oraz jednostek organizacyjnych gminy, zgodnie z zakresem swego działania,
12) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem, likwidacją i reorganizacją gminnych jednostek organizacyjnych oraz współudział w opracowywaniu ich statutów i regulaminów,
13) organizowanie i przeprowadzanie przetargów zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych,
14) merytoryczne przygotowywanie wniosków dot. przyznanych środków finansowych pomocowych zewnętrznych i współdziałanie w tym zakresie z właściwym referatem,
15) przygotowywanie informacji do biuletynu i mediów o działaniach podejmowanych przez referat oraz reagowanie na krytykę prasową,
16) wykonywanie zadań z zakresu obronności, ochrony ludności, zarządzania kryzysowego, ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej oraz BHP,
17) opracowywanie projektów zakresów działania referatów, projektów ich zmian oraz zakresów czynności pracowników,
18) organizacyjno-techniczne zabezpieczenie narad zwoływanych przez Burmistrza, Zastępy lub Sekretarza Miasta,
19) prawidłowa realizacja zadań budżetowych w zgodności z dyscypliną finansów publicznych w zakresie działania podległego wydziału lub komórki organizacyjnej,
20) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
21) pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady i jednostkom pomocniczym gminy w wykonywaniu ich zadań, opracowywanie projektów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza,
22) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,
23) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,
24) współdziałanie z Sekretarzem w zakresie szkolenia, doskonalenia zawodowego oraz ustalenia zakresu czynności dla pracowników danego referatu,
25) przechowywanie akt,
26) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
27) prowadzenie rejestrów skarg, wniosków i listów wpływających do danego referatu,
28) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
29) przygotowanie i aktualizowanie danych dotyczących zadań referatu, a udostępnianych w BIP,
29) wykonywanie prac zleconych przez kierownictwo Urzędu, a nie ujętych w niniejszym Regulaminie.


§ 23 Referat Organizacyjny i Promocji Miasta

1. Do zadań Referatu w zakresie spraw personalnych należy:
1) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
2) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
3) zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych Urzędu,
4) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
5) zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
6) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
7) ewidencja czasu pracy pracowników,
8) wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych,
8) kompletowanie wniosków emerytalno - rentowych.
9) prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych.
10) przyjmowanie pism sądowych, ogłoszeń komornika i wywieszanie ich na tablicy ogłoszeń,
11) prowadzenie spraw związanych z ZFŚŚ,
12) prowadzenie sprawozdawczości z zakresu spraw osobowych,

2.Do zadań Sekretariatu Burmistrza należą:
1) obsługa centrali telefonicznej, faxu,
2) podejmowanie czynności organizacyjnych, związanych z przeprowadzeniem spotkań, posiedzeń organizowanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza,
3) prowadzenie obsługi sekretarskiej i kancelaryjnej Burmistrza i Zastępcy,
4) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
5) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych, będących na stanie sekretariatu,
6) prowadzenie rejestru delegacji służbowych,
7) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Z-cą Burmistrza lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych referatów.

3. Do zadań administracyjno gospodarczych należy:
1) utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd oraz w najbliższym otoczeniu,
2) prowadzenie adaptacji i remontów i napraw oraz konserwacja budynku, Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,
3) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
4) zaopatrzenie materiałowo – techniczne Urzędu;
    a) zakup maszyn i urządzeń oraz mebli i materiałów biurowych,
    b) prowadzenie ewidencji środków trwałych i przedmiotów w użytkowaniu będących na stanie referatu,
    c) zamawianie pieczęci urzędowych i ich ewidencja,
    d) zakup i wydawanie środków czystości,
5) prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
6) prowadzenie dokumentacji związanej z utrzymaniem samochodu służbowego,
    a) wydawanie kart drogowych,
    b) rozliczanie paliwa i naliczanie opłat z tytułu zanieczyszczeń,
    c) sporządzanie karty pracy kierowcy,
    d) nadzór nad bieżąca konserwacją samochodu służbowego,
7) prowadzenie archiwum zakładowego,
    a) przyjmowanie dokumentów do archiwizowania zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    b) dokonywanie przeglądu dokumentów i występowanie z wnioskiem o ich niszczenie,
    c) udostępnianie zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumentów będących na stanie archiwum,
    d) załatwianie wniosków wpływających do Urzędu w sprawach dokumentów archiwalnych,
8) zadania związane z ochroną przeciwpożarową Urzędu.

4. Do zadań BHP należy:
2) stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
3) przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
4) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
5) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji dotyczących bhp,
6) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
7) udział w dochodzeniach powypadkowych,
8) współdziałanie z inspekcją pracy,

5. Do zadań Biura Rady - wydzielonej komórki organizacyjnej Referatu należy zapewnienie obsługi administracyjnej Rady, jej komisji oraz sprawy kancelaryjno-techniczne a w szczególności:
1) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie referatami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrad tych organów,
2) przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Gminy,
3) przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
4) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
5)podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji,
6) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań.
7) prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady, komisji Rady,
8) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
9) organizowanie szkoleń radnych i członków komisji Rady,
10) współdziałanie i obsługa jednostek pomocniczych miasta,

6. W zakresie informatyki należy obsługa informatyczna Urzędu, a w szczególności;
1) wdrażanie i obsługa systemów komunikacji elektronicznej (poczta elektroniczna, internet),
2) nadzorowanie i administrowanie prawidłowego działania sieci,
3) prowadzenie dokumentacji związanej z zakupami licencjonowanych programów komputerowych oraz innych programów, które nie wymagają licencji oraz ich ewidencjonowanie,
4) prowadzenie niezbędnej dokumentacji związanej z zakupami sprzętu komputerowego oraz prowadzenie ewidencji w zakresie posiadanego sprzętu komputerowego,
5) obsługa techniczna sprzętu komputerowego oraz kontrola serwisu pogwarancyjnego sprzętu,
6) przygotowanie i opracowanie Biuletynu Informacji Publicznej,
7) obsługa techniczna strony internetowej Miasta,
8) obsługa centrali telefonicznej, zapewnienie sprawności łączności telefonicznej oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
9) zapewnienie sprawności urządzeń powielających,
10) opracowywanie planów i rozliczanie wykorzystania środków finansowych na informatyzację w budżecie miasta,
11) nadzór na d realizacją umów dotyczących eksploatacji systemów komputerowych,
12) prowadzenie obsługi informatycznej Urzędu, a w szczególności:
    a) administrowanie siecią komputerową,
    b) administrowanie bazami danymi,
    c) nadzór nad bezpieczeństwem i ochrona danych,
    d) sporządzanie kopii danych i prowadzenie ich rejestru,
13) szkolenie pracowników Urzędu z zakresu obsługi aplikacji biurowych i wdrażanych systemów.

7. Do zadań w zakresie promocji;
1) promocja gminy, jej walorów osiągnięć na rynku krajowym i zagranicznym,
2) prowadzenie spraw związanych z kontaktami gminy z innymi miastami partnerskimi i samorządami, placówkami dyplomatycznymi,
3) organizacja obchodów świąt państwowych i gminnych,
4) kontakt z mediami,
5) projektowanie i zamawianie materiałów promocyjnych i prowadzenie ich ewidencji,
7) organizowanie pobytu oficjalnych delegacji zagranicznych (z miast partnerskich),
8) prowadzenie spraw związanych z organizowaniem wizyt zagranicznych pracowników Urzędu oraz przyjmowanie delegacji zagranicznych przez władze Miasta,
9) współpraca w zakresie promocji miasta z organami administracji rządowej i samorządowej, stowarzyszeniami i innymi organizacjami,

8. Do zadań w dziedzinie ochrony zdrowia
1) opracowanie i realizacja miejskiego programu rozwiązywania problemów alkoholowych,
2) opracowanie i realizacja miejskiego programu przeciwdziałania narkomanii,
3) prowadzenie punktu informacyjno konsultacyjnego ds. rozwiązywania problemów alkoholowych i przemocy w rodzinie,
4) współdziałanie z organizacjami i instytucjami,
5) obsługa administracyjno kancelaryjna Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,

9. Do zadań z zakresu Obrony Cywilnej i Spraw Wojskowych należą sprawy związane z obronnością kraju, a w szczególności dotyczące:
1) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony,
2) przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
3) współdziałanie z organami wojskowymi,
4) administracji rezerw osobowych w tym rejestracji, poboru i ewidencji,
5) orzekanie o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzeniem gospodarstwa rolnego i uznaniem za jedynego żywiciela,
6) realizacja zadań z zakresu obrony cywilnej,
7) nakładania obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,
8) prowadzenie spraw związanych z akcją kurierską,
9) udzielania pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym,
10) prowadzenie kancelarii tajnej,
11) obsługa biurowo - kancelaryjna miejskiego zespołu reagowania kryzysowego.
10. Do zadań z zakresu ochrony informacji niejawnych należą sprawy dotyczące:
    1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego,
    2) ochrona systemów i sieci informatycznych,
    3) zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,
    4) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
    5) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
    6) opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
    7) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,
    8) prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających.


§ 25 Referat Oświaty, Kultury i Sportu

1. W zakresie oświaty należy prowadzenie spraw związanych z zadaniami Miasta jako organu prowadzącego gminne przedszkola, szkoły i placówki oświatowe, a w szczególności:
1) przygotowaniem projektów uchwał i decyzji dot. zakładania, przekształcania i likwidowania gminnych jednostek oświatowych,
2) monitorowanie stanu utrzymywania tych jednostek, zapewnienie warunków działania szkół, przedszkoli, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki,
3) projektowania sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,
4) zatwierdzanie rocznych projektów organizacji przedszkoli i szkół na nowy rok szkolny, oraz aneksów do tych projektów,
5) dokonywanie w porozumieniu z Kuratorem Oświaty oceny pracy dyrektora szkoły,
6) prowadzenie postępowania wyjaśniającego w przypadku wniosku Rady pedagogicznej o odwołanie nauczyciela ze stanowiska dyrektora,
7) uczestnictwo w zespołach odwoławczych rozpatrujących odwołanie dyrektora szkoły od oceny pracy,
8) zbieranie i przetwarzanie informacji dot. procesu nauczania, po każdym etapie nauczania,
9) nadzorowanie prowadzenia przez gimnazja ewidencji realizacji obowiązku nauki do 18 roku życia przez uczniów kończących gimnazja,
10) przeprowadzanie awansu zawodowego nauczycieli i nagradzania ich;
przygotowanie dokumentów i zorganizowanie pracy komisji egzaminacyjnej,
wydawanie decyzji administracyjnych.
11) organizacja szkoleń i narad z dyrektorami placówek oświatowych,
12) opracowanie sprawozdawczości dla MEN,
13) współpraca z organizacjami i instytucjami działającymi na rzecz dzieci młodzieży,
14) zapewnienie prawidłowego stanu opieki lekarskiej i pielęgniarskiej w zakresie zadań gminy,
15) prowadzenie spraw z zakresu stypendiów i zasiłków szkolnych,
16) refundacja kosztów kształcenia zawodowego,
17) współpraca w dyrektorami placówek oświatowych miasta, Kuratorium Oświaty oraz z MEN.

2. Do zadań w dziedzinie upowszechniania kultury i sportu:
1) tworzenie, przekształcenie i likwidacja miejskich instytucji kultury,
2) prowadzenie rejestru samorządowych instytucji kultury,
3) koordynacja działalności prowadzonej przez miejskie instytucje kultury oraz sportu,
4) organizowanie oraz współudział w przygotowywaniu imprez kulturalnych na terenie Miasta,
5) pozyskiwanie sponsorów na imprezy organizowane przez Miasto,
6) upowszechnianie kultury fizycznej i sportu, współudział w organizowaniu imprez sportowo - rekreacyjnych na terenie miasta,
7) współdziałanie ze stowarzyszeniami, organizacjami pożytku publicznego w zakresie działalności kulturalnej i sportowej,
8) podejmowanie wraz z innymi organami skoordynowanych przedsięwzięć w celu zabezpieczenia imprez masowych, przeprowadzenie postępowania i wydanie decyzji w zakresie organizacji imprezy masowej,
9) przygotowywanie i realizacja zadań dotyczących działalności pożytku publicznego i wolontariatu.


§ 26 Referat Gospodarki Przestrzennej, Ochrony Środowiska i Rozwoju

1. W zakresie Gospodarki Przestrzennej do zadań Referatu należą sprawy planowania
   i zagospodarowania przestrzennego :
1) przygotowywanie materiałów do dokumentów planistycznych Miasta,
2) koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,
3) koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzaniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
4) przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów, i wyrysów,
5) prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
6) ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Miasta i przygotowanie wyników tej oceny oraz analiza wniosków w sprawach sporządzenia lub zmiany planu zagospodarowania przestrzennego,
7) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
8) prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
9) rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania trenu,

2. W zakresie dróg publicznych należy prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem drogami gminnymi i ulicami miejskimi:
1) przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków i stanowisk organów Gminy, dotyczących zaliczenia dróg i ulic do poszczególnej kategorii, 2) przygotowanie projektów organizacji ruchu drogowego,
3) budowa, modernizacja,ochrona i zarządzanie drogami,
4) określanie szczególnego korzystania z dróg w tym wykorzystywania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne,
5) koordynację i obsługę w współpracy z innymi zarządcami dróg publicznych.

3. W zakresie określonym odrębnymi ustawami;
1) utrzymanie czystości i porządku w mieście w tym realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie zwierząt,
2) wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
3) prowadzenie spraw związanych z oświetleniem w mieście,
4) prowadzenie całokształtu spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane zgodnie z ustawą „Prawo zamówień publicznych”,
5) modernizacja obiektów użyteczności publicznych stanowiących własność gminy,
6) utrzymanie obiektów i urządzeń komunalnych a w szczególności;
    - kanalizacji deszczowej,
    - ulic, dróg i placów gminnych,
    - rowów, zasobów gruntów nie przekazanych innym jednostkom,
8) prowadzenie rejestru zabytków,

4. W zakresie zadań gospodarki komunalnej dotyczące:
    1) wyposażania gruntów w urządzenie komunalne,
    2) przygotowania projektów uchwał dot. cen wody i ścieków, 
    3) dodatków mieszkaniowych,
    4) prowadzenie ewidencji szamb,
    5) tworzenia i utrzymywania terenów zielonych, 
    6) prowadzenie dokumentacji przetargowej na ścinkę i zakup drzew i krzewów, 
    7) utrzymanie cmentarzy w tym cmentarzy wojennych.
5. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z wykonawstwem inwestycji, ich rozliczeniem.

6. W zakresie Rozwoju Lokalnego należą sprawy związane z kreowaniem rozwoju Miasta, a w szczególności dotyczące:
1) opracowywania programów gospodarczych, w tym wykonywania prac studialnych i prognostycznych,
2) analizowanie i diagnozowanie zjawisk społecznych i gospodarczych występujących na obszarze Miasta i gmin sąsiednich,

7. Do zadań w zakresie Ochrony Środowiska i Rolnictwa należy prowadzenie spraw związanych z ochroną środowiska , a w szczególności dotyczących:
1) ochrony i kształtowania środowiska w tym: 
    a) ograniczeń dotyczących maszyn i urządzeń technicznych, 
    b) gospodarki odpadami, 
    c) utrzymanie porządku i czystości,
2) prowadzenie postępowania administracyjnego z zakresu ustawy o ochronie środowiska, wydawanie decyzji środowiskowych,
3) przygotowanie informacji, prowadzenie edukacji ekologicznej.


§ 27 Referat Rolnictwa, Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami

1. W zakresie gospodarki nieruchomościami do zadań referatu należy:
1) gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości,
2) ustalanie wartości, cen i opłat za korzystanie z poszczególnych składników mienia,
3) organizowanie przetargów na nieruchomości komunalne,
4) tworzenie gminnego zasobu nieruchomości,
5) komunalizacją gruntów,
6) prowadzenie ewidencji gruntów komunalnych, 
    1) tworzenie zasobów gruntów na cele zabudowy,
    2) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw miejscowości. ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości.
    3) zagospodarowanie wspólnot gruntowych,
    4) dokonywanie podziałów oraz scaleń i podziałów,
    5) prowadzenie postępowania rozgraniczeniowego,
    6) prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawie opłat adiacenckich - naliczanie i windykacja należności, 
    7) przeciwdziałanie klęskom żywiołowym, usuwanie ich skutków,
8) regulacja stanu prawnego nieruchomości gminnych,
9) przejmowanie zakładowych budynków mieszkalnych,
10) prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego,
11) współdziałanie w sprawach związanych z przeprowadzeniem wyborów do izb rolniczych.
12) przekształcenie prawa użytkowania wieczystego na własność,
13) prowadzenie spraw związanych z pierwokupem nieruchomości.

2. W zakresie ochrony środowiska i rolnictwa należy prowadzenie spraw związanych z ochroną środowiska i rolnictwem, a w szczególności dotyczących:
1) przygotowanie decyzji administracyjnych dotyczących usuwania drzew i krzewów,
2) przygotowanie materiałów niezbędnych do wymierzania kar pieniężnych za samowolne usuwanie drzew lub krzewów,
3) prowadzenie rejestru pomników przyrody,
4) zwalczania zaraźliwych chorób zwierzęcych,
5) realizacja zadań wynikających z ustawy prawo łowieckie,
6) współpraca z Powiatowym Inspektoratem Weterynarii,
7) zmiana stosunków wodnych w drodze ugody,
8) ochrony gruntów rolnych i leśnych w tym gospodarki wodnej,
9) wypłacanie producentom rolnym zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego w produkcji rolnej,
10) wydawania poświadczeń potwierdzających fakt prowadzenia gospodarstwa rolnego oraz wliczania pracy w rolnictwie do stażu pracowniczego,

3. W zakresie zadań z zakresu gospodarki lokalowej i spraw socjalnych należą sprawy dotyczące;
1) przyznawania lokali mieszkalnych w tym socjalnych i zastępczych oraz zapewnienia w razie potrzeby czasowego zakwaterowania osób zwolnionych z zakładów karnych,
2) zamiany lokali mieszkalnych,
3) przygotowanie dokumentacji w sprawie sprzedaży lokali mieszkalnych, udzielania bonifikat,
4) współdziałanie z gospodarka lokalową w sprawach należących do kompetencji burmistrza miasta w tym umorzenia czynszu mieszkalnego.


§ 28 Referat Finansowo Budżetowy

Do zakresu działania Referatu Finansowo Budżetowego należy realizacja zadań, wynikających w szczególności z ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości, w tym:

1. W zakresie budżetu miasta do zadań Referatu należy:
1) przygotowanie projektu uchwały budżetowej wraz z uzasadnieniem i materiałami informacyjnymi oraz przedkładanie w trybie obowiązującym do zatwierdzenia,
2) przygotowanie projektu uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej,
3) przygotowanie projektów Uchwał Rady i Projektów Zarządzeń burmistrza w sprawie wprowadzenia zmian w budżecie Miasta, oraz innych uchwał związanych z budżetem,
4) opracowanie informacji i sprawozdań z wykonania budżetu miasta,
5) opracowanie materiałów planistycznych kierowanych do referatów i jednostek organizacyjnych miasta w celu przygotowania projektu budżetu miasta, ich analiza i weryfikacja,
6) opracowanie planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej,
7) zawiadamianie jednostek organizacyjnych miasta o kwotach dochodów i wydatków ujętych w projekcie uchwały budżetowej i uchwałach/ zarządzeniach zmieniających budżet, do opracowania planów finansowych,
8) opracowywanie planu finansowego Urzędu, 
9) weryfikacja poleceń przekazania środków dla jednostek organizacyjnych miasta i monitorowania ich wykorzystania, 
10) opracowywanie doraźnych analiz z wykonania budżetu, analiz sytuacji finansowej, oraz prognozy długu miasta dla potrzeb Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Skarbnika i komisji Rady Miasta,
11) sporządzanie informacji o przebiegu wykonania budżetu miasta za I półrocze roku budżetowego oraz sprawozdania rocznego w wykonania budżetu miasta, 
12) opracowywanie ankiet dotyczących dochodów i wydatków budżetu miasta.

2. W zakresie księgowości i finansów do zadań Referatu należy:
1) prowadzenie ksiąg rachunkowych budżetu Gminy Miejskiej Lubaczów oraz Urzędu Miejskiego, a w szczególności:
2) prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej,
3) sporządzanie sprawozdań jednostkowych oraz zbiorczych z wykonania budżetu,
4) sporządzanie bilansu budżetu, bilansu jednostkowego Urzędu oraz zbiorczych bilansów jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, bilansu skonsolidowanego,
5) przyjmowanie i uzgadnianie sprawozdań z jednostek organizacyjnych Miasta,
6) prowadzenie rachunkowości zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu,
7) zapewnianie obsługi finansowo - księgowej i kasowej Urzędu,
8) prowadzenie ewidencji syntetycznej i szczegółowej inwestycji miejskich w układzie klasyfikacji budżetowej, strukturalnej, zadań inwestycyjnych oraz źródeł finansowania,
9) prowadzenie ewidencji syntetycznej i szczegółowej sum depozytowych,
10) prowadzenie ewidencji szczegółowej rozrachunków,
11) prowadzenie ewidencji pozabilansowej zabezpieczeń bankowych i gwarancji ubezpieczeniowych dla umów, zgodnie z ustawą „Prawo zamówień publicznych”,
12) rozliczanie delegacji pracowników Urzędu i Radnych,
13) regulowanie zobowiązań z tytułu opłat PFRON,
14) prowadzenie księgowej ewidencji środków trwałych wartości niematerialnych i prawnych Urzędu,
15) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
16) rozliczanie inwentaryzacji,
17) dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,
18) sporządzanie przy współpracy referatów merytorycznych sprawozdań statystycznych dotyczących majątku, oraz z zatrudnienia i wynagrodzeń,
19) formalno rachunkowa kontrola operacji finansowych i gospodarczych,
20) prowadzenie gospodarki w zakresie druków ścisłego zarachowania,
21) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi z tytułu należnych podatków,
22) terminowe przekazywanie należności Skarbu Państwa, otrzymanych z jednostek organizacyjnych realizujących zadania z zakresu administracji rządowej,
23) ewidencja kredytów, pożyczek, obligacji komunalnych oraz spłat rat kapitałowych i odsetek,
24) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Miasta,
25) przekazywanie dotacji dla podmiotów sektora finansów publicznych oraz spoza sektora finansów publicznych, realizujących zadania własne Miasta na podstawie zawartych umów,
26) prowadzenie spraw z zakresu podatku od towarów i usług, a w szczególności: wystawianie faktur VAT, prowadzenie rejestru sprzedaży i zakupu VAT oraz rozliczenie i odprowadzanie podatku VAT do Urzędu Skarbowego,
27) ewidencja zaangażowania wydatków Urzędu Miasta,
28) prowadzenie rachuby płac, a w szczególności: naliczanie płac i obliczanie świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych dla pracowników Urzędu, prowadzenie rozliczeń z ZUS oraz Urzędem Skarbowym, wystawianie zaświadczeń o wysokości wynagrodzenia, wyliczanie wynagrodzeń dla celów emerytalno – rentowych i ustalanie kapitału początkowego pracowników Urzędu, sporządzanie wniosków do Powiatowego Urzędu Pracy o refundację wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w Urzędzie w ramach prac interwencyjnych,
29) sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych.

3. W zakresie rozliczeń projektów finansowanych środkami pomocowymi i funduszy celowych należy:
1) weryfikacja wniosków aplikacyjnych pod względem zgodności montażu finansowego z ustawą o finansach publicznych i rachunkowości oraz z wytycznymi przyjętymi dla danego projektu w celu potwierdzenia kwalifikowalności wydatków zawartych we wniosku,
2) sprawdzanie umowy o dofinansowanie pod względem finansowo -rachunkowym z uwzględnieniem zgodności z planem finansowym Urzędu i Wieloletnim Planem Inwestycyjnym oraz uchwałami o zobowiązaniach,
3) prowadzenie obsługi finansowej wyodrębnionych rachunków bankowych dla realizacji projektów i funduszy celowych,
4) ewidencja syntetyczna analityczna dochodów, przychodów wydatków realizowanych w ramach projektów i funduszy celowych, zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości , klasyfikacji budżetowej i strukturalnej, ustaw szczegółowych oraz wytycznych dla poszczególnych projektów dofinansowanych ze środków pomocowych,
5) weryfikacja umów i aneksów do umów, zawieranych na realizacji projektów, z wykonawcami lub dostawcami usług lub towarów, w zakresie zgodności z planem finansowym Urzędu Miasta, planami finansowymi funduszy celowych oraz z założeniami umów o dofinansowanie projektów,
6) ewidencja pozabilansowa zaangażowania budżetu roku bieżącego i lat przyszłych, w szczególności pełnej klasyfikacji budżetowej, na podstawie umów o dofinansowanie projektu, obciążających plan finansowy Urzędu i plany finansowe funduszy celowych,
7) ewidencja analityczna rozrachunków,

4. W zakresie podatków i opłat lokalnych należy prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych, podatku rolnego i leśnego oraz innych podatków i opłat pozostających w zakresie właściwości Miasta:
Prowadzenie spraw związanych z:
1) naliczaniem podatków i opłat,
2) ewidencją księgową podatków i opłat,
3) egzekucją należności z tytułu podatków i opłat ustalanych i pobieranych przez Burmistrza Miasta,
a w szczególności:
przygotowanie projektów postanowień i decyzji administracyjnych w zakresie wymiaru podatku oraz kompletowanie dokumentacji wymiarowej,
- prowadzenie postępowania podatkowego mającego na celu wydanie decyzji w sprawach: odroczenia terminów płatności, rozłożenia na raty, umorzenia podatków i opłat,
- kontrola formalna i rachunkowa dokumentów (informacje podatkowe, deklaracje, umowy kupna/ sprzedaży, umowy dzierżawy, inne), kontrola terminowego składania przez podatników informacji i deklaracji podatkowych oraz ich weryfikacja np. zgodności złożonych deklaracji przez podatników z wzorami deklaracji, prawidłowości wyliczenia kwoty podatku, poprawności co do powierzchni, prawidłowości i rzetelności wykazania przedmiotu opodatkowania,
- przyjmowanie i bieżące nanoszenie zmian oraz przechowywanie wykazów, zawiadomień, wszelkich zmian składanych organowi podatkowemu, informacji i deklaracji podatkowych oraz egzekwowanie wywiązywania się z obowiązku terminowego składania informacji o zmianach mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego,
- sporządzanie wniosków karno - skarbowych w przypadkach nie zgłoszenia obowiązku podatkowego lub znacznych rozbieżności uwidocznionych w składanych informacjach i deklaracjach,
- prowadzenie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów,
- bieżące uzgadnianie prowadzonych rejestrów wymiarowych oraz rejestrów przypisów i odpisów z księgowością podatkową i budżetową,
- prowadzenie ewidencji podatników z danymi dotyczącymi przedmiotów opodatkowania, w szczególności prowadzenie kart gospodarstw, ewidencji pojazdów itp.,
- prowadzenie ewidencji inkasentów,
- przygotowanie projektów postanowień w sprawie opinii wydawanych przez Burmistrza dotyczących: ulg, odroczeń, rozłożeń na raty, umorzeń podatków stanowiących dochód budżetu miasta, realizowanych przez Urząd Skarbowy,
- opracowanie projektów uchwał podatkowych, a w szczególności w sprawie wysokości stawek podatkowych, określenia wzorów informacji i deklaracji podatkowych, wprowadzenia ulg i zwolnień podatkowych,
- prowadzenie kontroli podatkowej,
- rzetelne zgodne z ewidencją podatkową sporządzanie dla celów sprawozdawczości informacji o skutkach udzielonych ulg podatkowych oraz skutkach obniżenia stawek podatkowych,
- sporządzanie informacji niezbędnych do sporządzenia wniosków o refundację utraconych dochodów z tytułu ustawowych zwolnień w podatkach realizowanych przez referat,
- obsługa księgowa należności podatkowych, w tym: podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych, podatku rolnego, podatku leśnego, opłaty od posiadania psów, opłaty skarbowej i opłaty targowej,
- prowadzenie w księgach rachunkowych ewidencji: przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu wyżej wymienionych podatków i opłat,
- kontrola terminowości wpłat należności przez podatników i inkasentów,
- podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych takich jak upomnienia i tytuły wykonawcze,
- zaliczanie i zwracanie nadpłat,
- prowadzenie rozliczenia rachunkowo- kasowego inkasentów,
- sporządzanie sprawozdań w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat, oraz o zaległościach przedsiębiorców,
- wydawanie bloczków opłaty skarbowej i targowej inkasentom,
- sporządzanie wniosków do sądu o ustanowienie hipoteki w celu zabezpieczenia wierzytelności z tytułu podatków i opłat stanowiących dochód miasta oraz zgłaszanie tych wierzytelności w przypadku ogłoszenia upadłości podmiotów gospodarczych,
- sporządzanie wniosków o wpis zastawu skarbowego do rejestru zastawów skarbowych dla zabezpieczenia wykonania zobowiązań podatkowych Gminy Miejskiej Lubaczów,
- sporządzanie zaświadczeń o pomocy de minimis udzielonej przedsiębiorcom ustawowo zwolnionym z podatków lub w drodze uchwały Rady Miasta wraz z projektem sprawozdania oraz monitorowanie udzielonej pomocy publicznej,
- przygotowania informacji i sprawozdań podatkowych oraz materiałów niezbędnych do opracowania projektu budżetu miasta.



§ 29 Urząd Stanu Cywilnego

1. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należą sprawy dotyczące:
1) rejestracji urodzeń, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
2) sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego w oparciu o decyzje administracyjne, postanowienia i orzeczenia sądowe,
3) sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
4) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
5) wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą,
6) transkrypcja aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą,
7) prowadzenie ksiąg aktu stanu cywilnego, skorowidzów alfabetycznych i akt zbiorowych,
7) zawiadamianie ewidencji ludności i innych USC o zmianach w aktach stanu cywilnego w oparciu o kodeks rodzinny i opiekuńczy i prawo o aktach stanu cywilnego,
8) przyjmowanie oświadczeń; o uznaniu dziecka, nadaniu nazwiska męża matki, osoby rozwiedzionej o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa, o wstąpieniu w związek małżeński,
9) wydawanie decyzji administracyjnych w oparciu o prawo o aktach stanu cywilnego oraz kodeks rodzinny i opiekuńczy.
10) przyjmowanie zapewnień do zawarcia związku małżeńskiego,
11)sporządzanie miesięcznych sprawozdań statystycznych dotyczących urodzeń małżeństw i zgonów,
12) korespondencja z placówkami konsularnymi w kraju i za granicą,
13) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego od 1890r,
15) zmiana imion i nazwisk.

2. Do zadań zakresu spraw ewidencji ludności i dowodów osobistych należą sprawy dotyczące w szczególności:
1) ewidencji ludności i dokumentów stwierdzających tożsamość,
    a) sprawdzanie wniosków z aktami stanu cywilnego i karta KOM,
    b) kasowanie dowodów osobistych osób zmarłych oraz wymienionych w związku ze zmiana miejsca zamieszkania, stanu cywilnego, zmiany imienia lub nazwiska, utraty,
    c) nanoszenie dowodów osobistych na KOM-y,
2)  prowadzenie archiwum dowodowego powiatu lubaczowskiego,
3) prowadzenie rejestru osób skazanych,
4) przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych o zameldowania, przemeldowania, wymeldowania),
    a) prowadzenie stałego rejestru mieszkańców oraz skorowidza alfabetycznego,
    b) prowadzenie skorowidza pobytu czasowego,
5) przesyłanie dokumentów i dyskietek do stacji łączności komputerowej PESEL po wprowadzeniu do komputera i naniesieniu na KOM-y,
6) zawiadamianie organów wojskowych i prowadzących rejestr przedpoborowych o zmianach miejsca zamieszkania osób podlegających obowiązkowi obrony i służby wojskowej,
7) dokonywanie zmian w stałym rejestrze mieszkańców na podstawie decyzji administracyjnych, postanowień sądowych i aktów stanu cywilnego,
8) sporządzanie wykazów dzieci zapisywanych do szkół podstawowych,
9) zawiadamianie urzędu Skarbowego o zgonach mieszkańców Lubaczowa,
10)  prowadzenie postępowania w sprawach dotyczących zameldowania i wymeldowania w trybie administracyjnym,
11)sporządzanie wykazu poborowych i przedpoborowych,
12) sporządzanie i aktualizacja spisu wyborców,
13) prowadzenie spraw związanych z wydaniem zezwoleń na zbiórki publiczne na obszarze Miasta, nadzór nad przebiegiem zbiórek oraz sposobem wykorzystania zebranych środków,
13) sprawowanie nadzoru nad zbiórkami publicznymi przeprowadzonymi w oparciu o zezwolenia organów administracji rządowej i samorządowej,
14) prowadzenie spraw z zakresu repatriacji,
15) przyjmowanie zawiadomień o zgromadzeniach publicznych na terenie Miasta i przygotowanie decyzji zakazujących zgromadzeń publicznych.


§ 30 Referat Funduszy Zewnętrznych

Do zadań Referatu należą sprawy związane z przygotowaniem i składaniem wniosków o pozyskanie środków z funduszy zewnętrznych, a w szczególności:

1) informowanie o istniejących programach i procedurach pozyskiwania środków finansowych z funduszy europejskich i innych,
2) analiza możliwości pozyskania przez miasto środków finansowych z funduszy krajowych i europejskich,
3) przygotowanie dokumentów aplikacyjnych projektów w kontekście potrzeb miasta ,
4) realizowanie wniosków pozyskanych z funduszy zewnętrznych,
5) współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie wspólnych projektów i z innymi podmiotami zagranicznymi i krajowymi w celu pozyskania środków na wspólne przedsięwzięcia,
5) współpraca w zakresie uczestnictwa podmiotów z terenu gminy w programach i projektach europejskich,
6) prowadzenie całokształtu spraw związanych z pozyskiwaniem środków unijnych i z innych źródeł pozabudżetowych na zadnia związane z kulturą, oświatą i sportem i ich realizacja,
7) przygotowanie i aktualizowanie informacji zamieszczanych na miejskiej stronie internetowej, dotyczących projektów Miasta współfinalizowanych ze środków zewnętrznych,


§ 31 Biuro Obsługi Mieszkańców

Do zadań Biura należą sprawy związane z obsługą interesantów, prowadzeniem korespondencji Urzędu, a w szczególności:

1) udzielanie informacji dotyczącej działalności Urzędu,
2) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
3) nadzór nad prawidłowym przekazywaniem przesyłek adresatom miejscowym,
4) prowadzenie ewidencji korespondencji,
5) wydawanie druków wniosków dotyczących spraw załatwianych w Urzędzie,
6) udzielanie pomocy interesantom w wypełnianiu druków i formularzy,
7) przyjmowanie wniosków, pism i kierowanie wg właściwości do odpowiednich Referatów,
8) sprawdzanie załączników do składanych wniosków pod względem formalnym,
9) przyjmowanie i kasowanie opłaty skarbowej na złożonych wnioskach,
10) udzielanie informacji o sposobie i terminie załatwienia spraw,
11) prowadzenie zadań dotyczących ewidencji działalności gospodarczej,
12) ustalanie czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych,
13) wydawanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką,
14) wystawianie dowodów wpłat w sprawach podatków i opłat lokalnych,
15) wystawianie dowodów wpłat w sprawach z zakresu gospodarki nieruchomościami
16) wystawianie i rejestrowanie zaświadczeń wydawanych z Urzędu,
17) prowadzenie ewidencji obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie,
17) obsługa centrali telefonicznej,

§ 32 Pełnomocnik ds Systemu Zarządzania Jakością

Do podstawowych zadań Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością należy:
1) utrzymanie i doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie oraz zapewnienie zgodności SZJ z wymaganiami normy ISO 9001:2009,
2) przygotowanie urzędu do corocznych auditów nadzoru oraz do auditów odnowieniowych przeprowadzanych przez jednostkę certyfikującą,
3) upowszechnianie w całej organizacji świadomości dotyczącej wymagań klienta,
4) planowanie przeglądów SZJ przeprowadzanych przez najwyższe kierownictwo oraz dokumentowanie przebiegu i rezultatów przeglądów, przedstawianie najwyższemu kierownictwu sprawozdań dotyczących funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością,
5) zarządzanie działaniami korygującymi i zapobiegawczymi,
6) zarządzanie dokumentacją SZJ /opiniowanie, akceptowanie wniosków, wprowadzanie zmian w dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością, modyfikowanie Księgi Jakości, weryfikacja Polityki Jakości i całej dokumentacji SZJ,
7) sprawowanie nadzoru nad dokumentacją SZJ na etapie jej opracowywania, weryfikacji, aktualizacji, udostępniania i przechowywania, a w szczególności za zapewnienie zgodności i integralności dokumentacji obowiązującej w Urzędzie,
8) analiza realizacji celów jakości, monitorowanie i doskonalenie celów jakości,
9) zarządzanie auditami wewnętrznymi SZJ ,
10) sprawowanie nadzoru nad stosowaniem i przestrzeganiem przez pracowników UMK procedur systemowych i procesowych.”


§ 33

Do zadań Radcy Prawnego należy wykonywanie obsługi prawnej Urzędu, a w szczególności;
1) świadczenie pomocy prawnej na rzecz Urzędu i jednostek organizacyjnych gminy,
2) udzielanie pomocy referatom w opracowaniu aktów prawnych,
3) występowanie w charakterze pełnomocnika procesowego, w sprawach dotyczących miasta i Urzędu w postępowaniu przed sądami powszechnymi oraz przed Naczelnym Sądem Administracyjnym,
4) opiniowanie projektów umów i porozumień zawieranych przez Burmistrza,
5) udzielanie porad i konsultacji prawnych na rzecz referatów,
6) wykonywanie innych czynności przewidzianych o świadczeniu pomocy prawnej oraz poleceń Burmistrza w tym zakresie.

§ 34
1. Burmistrz przyjmuje strony w sprawie skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godz. od 10.00
do 14.00.
2. Zastępca Burmistrza przyjmuje strony w sprawie skarg i wniosków w każdy czwartek w godz. od 10.00 do 14.00.
3. Sekretarz, Skarbnik i Kierownicy referatów oraz pracownicy Urzędu przyjmują strony w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzędu.
4. Informacja o dniach i godzinach przyjęć stron w sprawach skarg i wniosków winna być umieszczona w widocznym miejscu.

§ 35
1. Skargi wnoszone do Urzędu mogą mieć formę pisemną lub ustną.
2. Pracownik przyjmujący skargę składaną w formie ustnej zobowiązany jest na tą okoliczność sporządzić protokół przyjęcia skargi i przekazać do rejestracji w dzienniku korespondencji.
3. Protokół z przyjęcia skargi zawiera;
datę przyjęcia,
imię i nazwisko oraz adres składającego skargę,
zwięzłe określenie sprawy,
imię i nazwisko przyjmującego skargę,
podpis składającego.
4. Burmistrz po zapoznaniu się z treścią skargi wyznacza pracownika do jej załatwienia.

§ 36
1. Nad prawidłowością załatwienia zapytań, wniosków i skarg czuwa Sekretarz.
2. Rejestr skarg i wniosków prowadzi Sekretarz.

§ 37
1. Poza zadaniami wymienionymi w zakresie zadań referatów, biura i samodzielnych stanowisk, Burmistrz może polecać wykonanie innych prac niż wymienione w regulaminie,
2. Prawa i obowiązki pracowników Urzędu, zasady dyscypliny pracy oraz inne sprawy związane z wewnętrznym porządkiem pracy określa Regulamin Pracy Urzędu Miejskiego w Lubaczowie,

§ 38
Załączniki nr 1 - 2 do Regulaminu stanowią jego integralną część.

§ 39
Zmiany Regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia.

	Załącznik Nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego UM Lubaczów - Schemat organizacyjny Urzędu Miejskiego w Lubaczowie
	Załącznik Nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego UM Lubaczów - Zasady podpisywania pism